Descubre cómo hacer correctamente las provisiones contables

En la gestión financiera de cualquier empresa, anticiparse a los gastos futuros es una práctica fundamental para mantener el equilibrio y la estabilidad económica. En este contexto, las provisiones contables juegan un papel determinante, ya que permiten registrar y prever obligaciones, para optimizar la sostenibilidad de la compañía.

Al incluir estas provisiones en la contabilidad, las empresas se preparan para afrontar gastos inevitables, como pagos de impuestos, indemnizaciones laborales, políticas de viajes y gastos, mantenimiento de equipos o pago de deudas pendientes. Esto con el fin de cumplir a tiempo con los compromisos financieros y mejorar la toma de decisiones estratégicas al tener una visión más clara y realista de la situación económica del negocio.

Para asegurarnos de tocar el tema en profundidad, en las próximas líneas analizaremos:

• qué son las provisiones contables y por qué son importantes;
• tipos y cómo aplicarlas;
• cómo realizar provisiones contables paso a paso;
• y cómo una herramienta digital facilita su gestión y monitoreo.

 ¡Buena lectura!

¿Qué son las provisiones contables y por qué son importantes?

Las provisiones contables son estimaciones que hacen las empresas para reconocer y anticipar gastos o ingresos futuros que probablemente ocurran, pero que no se han materializado para el momento de la elaboración de los estados financieros.

Estas previsiones se registran en la contabilidad como pasivos o activos, dependiendo de si se trata de un gasto o un ingreso y se basan en juicios razonables y principios contables, como por ejemplo, indemnizaciones laborales, viáticos para viajeros de negocio, pago de reparaciones o mantenimiento de equipos y maquinarias.

Su importancia se fundamenta en los siguientes aspectos:

1. Cumplimiento de principios contables: Los estados financieros reflejan de manera más precisa la situación económica y financiera de la empresa, cumpliendo con el principio de prudencia contable, que exige que los ingresos y gastos se reconozcan cuando se espera que ocurran, incluso si no se han materializado en el momento exacto.
2. Mejora la toma de decisiones: Permite a los directivos y gerentes de viajes de negocios planificar y tomar decisiones informadas, ya que ofrece una visión más clara de las obligaciones y activos futuros.
3. Evita sorpresas fiscales: Las empresas pueden ajustar su contabilidad para anticipar los efectos fiscales de ciertos eventos, evitando sorpresas al hacer frente a pagos tributarios.
4. Garantiza la fiabilidad de la información financiera: Contribuyen con la fiabilidad y veracidad de los informes financieros.

Las cinco tendencias y prioridades para los líderes financieros en 2025

Descubra las acciones recomendadas que los líderes financieros pueden tomar para responder a las tendencias y fomentar el crecimiento en 2025. 

Lee más

Tipos de provisiones contables y cómo aplicarlas

Las previsiones contables pueden clasificarse en diferentes tipos según el propósito y la naturaleza de los gastos o ingresos que se anticipan. Enseguida enlistamos las variantes.

1. Provisión para riesgos y cargas

Se realizan cuando se anticipa una posible obligación futura, pero cuyo monto o momento exacto no se puede determinar con certeza, como deudas incobrables, indemnizaciones, reembolso de viáticos de viajes de negocio o garantías de productos.

2. Provisión para impuestos

Son estimaciones para impuestos que la empresa deberá pagar en el futuro, como el IVA.

3. Provisión para devoluciones o descuentos sobre ventas

Se realizan cuando se anticipa que los clientes devolverán productos o recibirán descuentos por pronto pago o compras mayoristas.

4. Provisión para el deterioro de activos

Esta provisión se genera cuando se prevé que el valor de un activo disminuirá por diversas razones, como obsolescencia, deterioro físico o desgaste.

5. Provisión para obligaciones laborales

Se crea para cumplir con la obligación de pagos a futuro a los empleados, como jubilaciones, pensiones o indemnizaciones por despido.

Cómo realizar provisiones contables paso a paso

Las provisiones son clave para asegurar que los estados financieros de una empresa reflejen, de manera precisa, sus futuras obligaciones o ingresos anticipados. A continuación detallaremos el proceso que debe seguir:

1. Identifique la necesidad de una provisión

El primer paso es determinar si la empresa tiene una obligación probable, pero cuyo importe o fecha exacta aún no se conoce con certeza, como por ejemplo:

• Riesgos y cargas (deudas incobrables, indemnizaciones laborales, garantías, entre otras).
• Impuestos pendientes.
• Devoluciones de ventas o descuentos.
• Deterioro de activos.
• Obligaciones laborales futuras (pensiones o indemnizaciones).

2. Estime el importe de la provisión

Una vez identificada la necesidad de una provisión, debe estimarse el monto que probablemente se tendrá que abonar o recibir. Esta estimación se basa en ciertos criterios, tales como:

• Análisis histórico.
• Juicio profesional.
• Normas fiscales y regulatorias.

3. Determine período y naturaleza de la provisión

Es necesario considerar cuándo se espera que se produzca el gasto o ingreso relacionado con la provisión:

• Corto plazo: Se espera que se materialice en menos de un año.
• Largo plazo: Se materializará en un plazo superior a un año.

Además, se debe determinar si la provisión es para un pasivo (obligación futura) o para un activo (beneficio futuro).

4. Registre la provisión en el libro contable

Una vez determinada la necesidad de la provisión y su importe, es necesario registrar la operación contable siguiendo el esquema básico:

• Cuenta de gastos (si es una obligación): se registra el gasto estimado en la cuenta de resultados.
• Cuenta de provisión (pasivo): se registra un pasivo en el balance general que represente la obligación futura (provisión para riesgos y cargas, provisión para impuestos, entre otras).

5. Revise y ajuste la provisión periódicamente

Revise las previsiones de manera regular para asegurarse de que las estimaciones siguen siendo válidas o ajústelas según corresponda si la situación cambia.

• A la baja: Si la obligación estimada es menor de lo previsto, se ajusta a la baja, reconociendo un ingreso.
• Al alza: Si la obligación estimada es mayor a lo previsto, se ajusta al alza, reconociendo un gasto adicional.

6. Liquide la provisión

Cuando la obligación prevista se materializa (se paga el gasto o se registra el ingreso), se debe eliminar la provisión mediante un asiento contable de liquidación.

7. Informe sobre las provisiones en los estados financieros

Las provisiones deben estar correctamente reflejadas en los estados financieros de la empresa para que los usuarios de la información (inversores, autoridades fiscales, entre otros) puedan comprender la situación económica de la compañía.

Cómo una herramienta facilita la gestión y monitoreo de provisiones contables

Aunque SAP Concur no es una plataforma específicamente dedicada a las provisiones contables, puede ser de gran ayuda para facilitar el proceso de provisión y control contable a través de las siguientes funciones:

• Automatización y precisión en la recopilación de datos de gastos y viajes de negocio.
• Integración con sistemas contables para actualizar las provisiones en tiempo real.
• Monitoreo de los gastos para detectar desvíos.
• Ayuda a controlar que los gastos se ajusten a las previsiones mediante políticas de gastos automatizadas.
• Proporciona herramientas de auditoría y generación de informes que facilitan la revisión de las previsiones y su ajuste.
• Permite gestionar los gastos por proyectos o áreas de negocio, mejorando la precisión de las provisiones contables.
• Ayuda a prever los gastos futuros con base en tendencias históricas, optimizando las provisiones contables.

Planificación financiera efectiva

Una planificación financiera sólida, respaldada por provisiones adecuadas, no solo contribuye con la estabilidad interna de la empresa, sino que también refuerza la imagen financiera de la organización en el mercado.

¿Le interesa optimizar su empresa con estas herramientas? Agende una cita con nosotros y descubra cómo las soluciones de SAP Concur le ayudarán a potenciar su negocio.

¡Estamos ansiosos por ayudarle a alcanzar sus metas empresariales!