Lista de verificación “Antes de partir” para viajeros de negocios

En los últimos 12 meses, se han reservado más de 30 millones de vuelos en Concur Travel. Aunque todas las organizaciones tienen sus guerreros de la carretera, muchos empleados reservan, realizan y gastan solo un puñado de viajes cada año. Además, a medida que las generaciones más jóvenes se integran en la fuerza laboral y comienzan a ascender en la organización, inicialmente es posible que requieran un poco más de preparación antes de un viaje de negocios, en comparación con los veteranos de viajes de negocios en el lugar de trabajo. 

En SAP Concur, nos esforzamos por hacer que salir de viaje sea más fácil y atractivo para nuestros clientes. Esto incluye la creación de recursos, como plantillas y listas, que nuestros clientes pueden personalizar y reutilizar para que sus empleados las usen. Para apoyar a la mayoría de los viajeros de negocios, que tienen diferentes niveles de experiencia y familiaridad con los viajes de trabajo, hemos creado una lista de verificación que los gerentes de viajes y los socios de RR. HH. pueden compartir con los empleados para que la usen como referencia. 

Preparación 

• Familiarícese con las políticas de viajes de negocios de la compañía.  
• Sugerencia: Si hace adaptaciones a esta lista de verificación como recurso de la compañía, considere la posibilidad de incluir hipervínculos a sus políticas de viajes de negocios para hacerla más práctica. ¿Necesita orientación sobre políticas de viaje? Puede encontrar nuestra última plantilla aquí. 
• Aprenda a utilizar las herramientas de reservas de su compañía, como Concur Travel. 
• Sugerencia: Facilite que sus empleados encuentren materiales de capacitación. Ofrecemos recursos de capacitación para los clientes actuales en www.concursolutions.com.  
• Confirme las fechas de viaje, el destino y el presupuesto. 
• Asegúrese de que sus formularios de identificación estén actualizados. 
• Investigue los aspectos de seguridad de su destino para decidir entre las opciones de transporte y hotel. 
• Investigue los requisitos de su destino, como las visas para viajes internacionales y plazos asociados, y planifique según corresponda. 
• Desarrolle un cronograma detallado para el viaje, con un margen incorporado para garantizar que llegue a todas partes un poco antes, y ajústelo según sea necesario durante todo el proceso de reserva.  

Reservas 

• Desarrolle un itinerario propuesto para el transporte y el alojamiento. 
• Coordínese con los colegas que viajarán con usted. 
• Envíe su itinerario para su revisión, según los requisitos. 
• Una vez aceptado, vuelva a confirmar los planes con sus compañeros de viaje. 
• Reserve sus planes de viaje basándose en el itinerario aprobado a través de las herramientas de reservas preferidas de su compañía, como Concur Travel, o directamente con los proveedores de viajes preferidos de su organización a través de TripLink. 
• Comparta sus planes de viaje con colegas a través de TripIt Pro (se incluye con TripLink), tanto con aquellos que viajan con usted como con aquellos que no, pero que podrían verse afectados por su disponibilidad. 

Planificación y preparación del equipaje 

• Familiarícese con los números de emergencia locales, las instalaciones médicas cercanas y cualquier consideración asociada con su cobertura médica y dental. 
• Asegúrese de saber con quién contactar y cómo localizarlos en caso de que surja un problema, ya sea una interrupción del viaje o un problema de salud y seguridad. 
• Investigue la cultura y las costumbres locales, si son diferentes de las suyas. 
• Identifique las opciones de alimentos que se ajusten a sus consideraciones dietéticas, su horario de viaje y su presupuesto, y haga las reservas necesarias. 
• Determine un método de transporte fiable para llegar y salir de los aeropuertos. 
• Consulte el pronóstico meteorológico y planifique en consecuencia. 
• Haga una lista de artículos del equipaje para asegurarse de que nada importante se quede atrás, lo que incluye tecnología importante, cargadores, dispositivos de almacenamiento, medicamentos y presentaciones o documentos para las reuniones. 
• Asegúrese de tener acceso a todo lo que necesita para estar cómodo y ser productivo durante el viaje, como ropa cómoda, calcetines de compresión, calzado para caminar, un extensor de cinturón de seguridad, medicamentos, Wi-Fi o punto de acceso móvil, un ordenador portátil y su cargador, un cargador de teléfono, su lista de tareas pendientes, una botella de agua, refrigerios, etc. 
• De ser posible, viaje con equipaje de mano para evitar el riesgo de problemas con el equipaje facturado en el destino. Familiarícese con los límites de peso y tamaño de equipaje. 
• Si viaja en silla de ruedas o tiene otras necesidades específicas, tramite la asistencia de la aerolínea según sea necesario. Coloque etiquetas con su nombre e información de contacto en su silla de ruedas y otros dispositivos de ayuda para la movilidad y tome fotos de los mismos. 
• Si viaja con un animal de servicio, investigue los requisitos de documentación de la aerolínea. 
• Guarde en su teléfono todas las direcciones importantes, lo que incluye los hoteles y las ubicaciones de cualquier reunión o evento, así como los detalles de confirmación, y anótelos como copia de seguridad. Lleve un registro de los planes de viaje en su teléfono con una aplicación como TripIt. 
• Desarrolle un sistema personal para el seguimiento de gastos que se ajuste a la política de la compañía. Considere utilizar tecnología como la función ExpenseIt dentro de la aplicación móvil de SAP Concur.  

Aunque es un poco larga, esperamos que esta lista de verificación “antes de partir” facilite la experiencia del viaje de negocios a quienes la utilicen.  

Si desea obtener más recursos para ayudar con la gestión del programa de viajes, consulte nuestro Centro de recursos.