Avanzar hacia 2025 y más allá: tendencias emergentes en viajes de negocios y gestión de gastos para gerentes de viajes corporativos y responsables financieros

Para tener éxito en los negocios hay que saber dónde se ha estado, dónde se está y qué se avecina. Esto es particularmente cierto con las funciones críticas de los viajes de negocios y la gestión de gastos. Inmersos en T&E y manteniendo relaciones estrechas con las personas que realizan el trabajo real, nuestros expertos están bien posicionados para predecir las tendencias de viajes de negocios de 2025 y las tendencias de gestión de gastos, al tiempo que comparten información para ayudar a las organizaciones a avanzar más rápido.

Con procesos, tecnología y personas trabajando juntos para gestionar los costos, aumentar la productividad, mejorar el análisis y aportar valor, hay un tema que se repite en sus predicciones: la interconectividad.

Por ello, le invitamos a conocer las tendencias en viajes de negocios, las mejores prácticas y cómo las soluciones integradas lo conectan todo. Descubra lo siguiente:

• Más información sobre las principales predicciones de T&E relacionadas con la inteligencia artificial (IA), el aumento de los viajes, la colaboración de la alta dirección y la consolidación y fragmentación de contenido de la compañía de gestión de viajes.
• Cuatro prioridades para los directores financieros en el próximo año.
• Qué piensan los viajeros de negocios y los gerentes de viajes corporativos sobre el estado de los viajes.
• Cómo puede adaptar su programa de viajes de negocios a las tendencias del sector.

¿Qué tendencias de T&E se prevén para 2025?

Las respuestas rápidas de los expertos son que las organizaciones esperan obtener más por cada dólar que se gaste en viajes corporativos, que la inteligencia artificial manejará más trabajo, las compañías de gestión de viajes se seguirán consolidando mientras los viajeros se benefician de opciones de contenido más amplias y los líderes financieros impulsarán el cambio tecnológico.

Pero, ¿qué significará eso para la gestión de viajes de negocios y la gestión de gastos de negocios? Un análisis más detallado proporciona perspectivas.

Viajes y gastos 2025

Descubra más sobre las principales tendencias de gestión de gastos y viajes de negocios y descubra cómo pueden responder los responsables financieros y los gerentes de viajes corporativos.

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1. Ralentización de la inflación, aumento de las oportunidades y expectativas

Tanto si el presupuesto de su programa de viajes de negocios aumenta como si se mantiene estable, querrá sacarle el máximo partido. Una plataforma integrada puede mejorar la visibilidad de los gastos, minimizar los errores, ajustar las previsiones, disuadir el fraude y aplicar sistemáticamente las políticas de viajes y gastos. De paso, las compañías pueden responder a las expectativas crecientes de los viajeros con herramientas que ofrecen experiencias de reserva similares a las de los consumidores, simplifican los informes de gastos y garantizan la seguridad y flexibilidad de los viajeros con puntuaciones de seguridad de la ubicación, información de salud y notificaciones en tiempo real sobre las interrupciones de los viajes.

2. Expansión de la inteligencia artificial, pero con precaución

Los responsables financieros adoptarán más plenamente las soluciones impulsadas por inteligencia artificial en 2025 para gestionar tareas que consumen mucha energía, como la revisión de informes de gastos, la estimación de viajes y la gestión de facturas. La intención es reducir el tiempo que todos pasan utilizando herramientas de T&E, pero las plataformas desconectadas pueden limitar los beneficios de la inteligencia artificial. Las organizaciones también deben reconocer que los usuarios tardan en confiar plenamente en la inteligencia artificial: Los viajeros aceptan que la inteligencia artificial haga recomendaciones y calcule costos, pero aún no están dispuestos a dejar que haga reservas.

3. Consolidación de compañías de gestión de viajes, aumento de los beneficios de los nuevos contenidos

A medida que las compañías de gestión de viajes sigan combinándose, el ahorro podría repercutir en los clientes. Esto hace que sea imperativo contar con una tecnología que permita a las compañías elegir la compañía de gestión de viajes que mejor se adapte a sus necesidades. Es probable que la fragmentación del contenido se ralentice, pero las organizaciones comenzarán a darse cuenta de las ventajas de la nueva capacidad de distribución de las aerolíneas. Esto aumenta la importancia de una herramienta de reservas que incorpore contenido de nueva capacidad de distribución a la vez que brinda acceso a compañías de bajo costo, opciones de hoteles más amplias, redes ferroviarias y proveedores no tradicionales.

4. Colaboración con la alta dirección y más allá

Cumplimiento. Sostenibilidad y otras iniciativas medioambientales, sociales y de gobierno corporativo (ESG). Seguridad y privacidad de los datos. Crecimiento, productividad, eficiencia e innovación tecnológica. La lista de responsabilidades del director financiero no deja de ampliarse, por lo que los responsables financieros deben trabajar estrechamente con los directores generales en 2025 y colaborar con TI, RR. HH. y otros líderes para tener éxito. 

¿Cuáles son las principales prioridades de los directores financieros?

Tanto la función de director financiero como la tecnología integrada para la gestión de viajes de negocios y la gestión de gastos de negocios darán un salto adelante. De las soluciones integradas a la colaboración interfuncional, la interconectividad es la clave. Y con mayores responsabilidades vienen prioridades clave adicionales para los directores financieros.

• Impulse el cambio y la reinvención. Casi dos tercios de los directores financieros, el 63%, invirtieron en tecnologías de vanguardia en 2024. Se trata de un firme compromiso con la transformación, pero los responsables financieros también deben reforzar la gestión del cambio y del riesgo y aprender a explicar que los avances tecnológicos tardan en producirse.

• Superar las expectativas infladas de la inteligencia artificial. La inteligencia artificial generativa captó la atención, pero la atención se está centrando en los beneficios a largo plazo y en las evaluaciones del retorno de la inversión, una estimación que pueden hacer los directores financieros. El cumplimiento, la auditoría y la planificación son casos de uso ideales de la inteligencia artificial, por lo que los responsables financieros deben priorizar las habilidades digitales y vigilar de cerca los esfuerzos normativos globales.
• Integrar la ESG. El seguimiento de la sostenibilidad es una responsabilidad creciente, pero también un impulsor del rendimiento. Un enfoque responsable puede reforzar la fidelidad de los clientes y abrir nuevos mercados, por lo que las medidas ESG deben integrarse en los informes financieros. Las organizaciones pueden apoyar la sostenibilidad utilizando soluciones que guíen a los viajeros hacia opciones más ecológicas y realicen un seguimiento de los impactos.
• Fortalecer la ciberseguridad. Con una estimación de 9 billones de dólares¹ en ciberdelincuencia en 2024, las responsabilidades de los directores financieros incluyen ahora frustrar los robos. En lugar de dejar que esto les quite el sueño, deben trabajar con expertos internos en TI para instituir las mejores prácticas de ciberseguridad, proteger los activos, educar a los equipos, asignar recursos de prevención y desarrollar planes de respuesta.
• Abordar la crisis de talento. Muy pocas personas y muy poca experiencia complican todas las prioridades. Con jubilaciones y menos jóvenes atraídos por las finanzas, los responsables deben hacer que las funciones sean más atractivas. En colaboración con RR. HH., deben explorar los valores de las generaciones más jóvenes, adaptar la formación, dar prioridad a la mejora de las cualificaciones y automatizar para liberar a los empleados para que realicen un trabajo más significativo.

¿Qué hemos visto en los viajes este año?

Nuestras predicciones se basan en las tendencias actuales, y cada año nos centramos en lo que experimentan las personas que viven y trabajan los viajes, incluidos los viajeros y los gerentes de viajes de negocios. Para los gerentes, el equilibrio entre las demandas de los viajeros y los objetivos de la compañía a través de su programa de viajes de negocios es una tarea constante.

Nuestra 6^.a encuesta anual de viajes de negocios internacionales ilustraba la tensión y señalaba las prioridades:

• El 76% de los viajeros disfrutan de los viajes y el 67% los considera críticos para su carrera profesional.
• El 66% cree que no ha tenido igualdad de oportunidades de viaje, con el nivel de antigüedad, la edad, la ubicación, el aspecto físico, el género y la orientación sexual citados como motivos.
• Casi 9 de cada 10 viajeros se vieron afectados por retrasos, cancelaciones o cambios de ruta que obligaron a ajustar las reuniones o a pasar días no previstos en la carretera.
• Los viajeros afirman que los principales objetivos de sus empleadores son ofrecer opciones flexibles (40%), reducir costos (31%) y aumentar las opciones sostenibles (29%).

En general, el 91% de los empleados informan de recortes en los viajes combinados, las pernoctaciones, los vuelos directos y los asientos de clase preferente o business. Las limitaciones pueden irritar a los empleados, pero los gerentes de viajes pueden rebajar la tensión encuestándolos sobre sus necesidades, proporcionándoles herramientas, ajustando las políticas y presionando a los proveedores en caso de interrupciones. 

Información para viajeros de negocios, gerentes de viajes corporativos y compañías pequeñas y medianas

Los viajeros y los gerentes de viajes naturalmente tienen diferentes perspectivas sobre las tendencias de los viajes de negocios. El tamaño y la ubicación de la organización son importantes, por lo que proporcionamos un Informe global de viajeros de negocios, Informe global de gerentes de viajes e Informe global de compañías pequeñas y medianas.

El Informe global de gerentes de viajes pinta un cuadro de estrés, en el que los gerentes de viajes corporativos se sienten sin apoyo, sobrecargados y poco valorados. Prácticamente todos los gerentes esperan que este año sea más difícil. Se les pide que asuman funciones más estratégicas, que muestren el retorno de la inversión y que utilicen la inteligencia artificial, pero muchos afirman que carecen de las herramientas y la formación necesarias para hacerlo. De hecho, el 41% tenía previsto buscar otro empleo en un plazo de 12 meses. Entre los retos que esperan se encuentran el aumento de la preocupación por la seguridad, que los empleados se salten las herramientas de reserva, que las aerolíneas no compartan contenidos y que se produzcan retrasos y cancelaciones. Sin embargo, una posible vía de avance es que los gerentes de viajes corporativos más satisfechos cuentan con empleadores que dan más importancia a los viajes flexibles que a la reducción de costos.

Cómo desarrollar su programa de viajes corporativos para alinearse con las tendencias de viajes de negocios

Los costos, las expectativas cambiantes, el deber de protección, el nuevo contenido, la inteligencia artificial, la sostenibilidad, la ciberseguridad y más se reflejan en nuestras predicciones de T&E. Juntas, conducen a la pregunta de cómo transformar su programa para adaptarlo a la evolución de los viajes de negocios.

Nuestros expertos tienen sugerencias que incorporan estrategia, colaboración y soluciones integradas de T&E para alinear los programas de viajes corporativos con las tendencias de viajes de negocios.

• Gestionar los costos y satisfacer las demandas de flexibilidad. Los gerentes de viajes corporativos pueden abordar la evasión de herramientas de reserva y el uso de la clase preferente adoptando la transparencia y la tecnología. Los viajeros pueden beneficiarse de más opciones de aerolíneas, herramientas simplificadas y la comprensión de que el deber de protección depende de la visibilidad de los planes de viaje y las ubicaciones. El uso de la clase preferente es un tema espinoso, pero las compañías pueden imponer la clase turista para todos, sistematizar las solicitudes de excepción o proporcionar otras ventajas de viaje en lugar de espacio para las piernas.
• Expandir el contenido de viajes. Las soluciones integradas permiten a los programas de viajes corporativos capturar reservas directas de proveedores e incorporar contenido de nueva capacidad de distribución, que ofrece beneficios como mejoras de asientos, personalización y precios dinámicos. Los gerentes de viajes corporativos y los responsables financieros obtienen una fuente rica de datos, control de costos y cumplimiento.
• Incorporar la inteligencia artificial y la automatización. Los viajeros están abiertos a la inteligencia artificial, pero son cautos al respecto. La dirección puede generar confianza defendiendo e implementando herramientas inteligentes que proporcionen estimaciones de viajes, personalicen las reservas y garanticen el deber de protección. Como resultado, los datos, los descuentos y la seguridad mejoran y los jefes están satisfechos.
• Mejorar la experiencia y la colaboración. El protagonismo creciente de los gerentes de viajes corporativos y los responsables financieros aumenta la necesidad de colaboración. Desde ambos puestos, los responsables pueden trabajar juntos para promover la tecnología que agiliza el trabajo y agrega eficiencia. Los gerentes de viajes y RR. HH. deben colaborar en objetivos comunes, como mejorar la experiencia del empleado y mejorar el deber de protección. En el proceso, pueden aumentar la productividad, la retención y el atractivo de la compañía como empleador.

Conclusión

Las tendencias y los desafíos de T&E están entrelazados, y esta interconectividad aporta tanto complejidad como oportunidades. Las compañías que buscan una ventaja competitiva pueden aprovechar las soluciones de gestión de viajes de negocios y gestión de gastos de negocios. Estas tecnologías ofrecen las herramientas, los datos y la información que las compañías necesitan para aprovechar las oportunidades y avanzar más rápido.

¹Statista, 2024.